MOTTAK (Tilbake)

Digital post

Arkiv

E-post skal gå gjennom sentralarkivets e-post-mottak (postmottak@sokndal.kommune.no). Sakspost/arkivverdig materiale blir registrert direkte i sakarkivsystemet.

Arkiv

Acos mottak (SvarInn) Post fra organisasjoner som ekspederer med SvarUt kommer inn her. Arkivet flytter til rett sak eller oppretter ny sak og flytter til den. 

Arkiv

Altinn Post fra organisasjoner ikke ekspederer med SvarUt. Laste ned, mellomlagre, tilknytte fil til rett journalpost eller sak. 

Arkiv/Etat

Post på papir
Sokndal kommune har postadresse Gamleveien 20, 4380 Hauge i Dalane. Post til alle etatene blir derfor levert på Servicekontoret. Den blir her fordelt i hyller til de forskjellinge avdelingene og saksbehandlere.
Posten blir ikke brakt rundt, men hentes av saksbehandlere i hyllene.

Post til skoler og sjukeheim har også samme adresse. Den fordeles i egne hyller og hentes av den ansvarlige for postbehandlingen.

Arkiv/Etat

Skanning. All papirpost til saksarkiv skannes pr. 1/2-04.
Alle originaldokumenter arkiveres derfor rett i det elektroniske saksarkivet.
Saksbehandlere får kun dokumentene elektronisk og må følge prosedyrer for saksbehandling og avskriving.

Post til personalarkiv skannes pr. 1/1-05.
Dokumentene arkiveres i det elekroniske personalarkivet. Ellers gjelder samme prosedyrer som nevnt over.

Elevarkivet skannes pr. 1/1-15 på Sokndal skole

Post til Solbø sjukeheim skannes hos personal eller hos omsorg.

Alle

Personlig levert post. Dersom saksbehandler mottar sakspost (brev eller e-post) personlig, er det saksbehandlers ansvar at denne blir registrert i sakarkivsystem.

ÅPNING OG SORTERING AV POST(Tilbake)

Arkiv/Etat

Personlig adressert post leveres uåpnet direkte til rette vedkommende. Viser det seg å være sakspost, følges retningslinjene som under personlig levert post.

All resterende papirpost Posten stemples og påføres nødvendig informasjon før den leveres til felles registrering. Post som tilhører spesialarkiv stemples og registreres på etaten.

Arkiv

E-post kommer til postmottak. Arkivet åpner post og registrerer arkivverdig post i sakarkivsystemet. Annet blir videresendt til rett mottaker.

Alle

E-post til saksbehandler Arkiverdig post registreres direkte i sakarkivsystem av saksbehandler.

Arkiv

Hastesaker Det gis beskjed til rette vedkommende. Originalen registreres og følger vanlig postgang.

Arkivuverdig post skilles ut. Hvis tvil om dokumentene er arkivverdige påføres «returner til arkivet dersom dette skal saksbehandles». Legges ved øvrig post til gjennomsyn. Kurstilbud som ikke er aktuelle kastes.

Gradert post som skal beskyttes av sikkerhetsmessige eller andre grunner behandles i henhold til gjeldende retningslinjer for dette, jfr sikkerhetsinstruksen.

Alle

Feilsendt post returneres eller sendes rette vedkommende.

Arkiv/Etat

Anbud. Ved åpent anbud behandles anbudet som et vanlig dokument av arkivet. Ved lukket anbud åpnes anbudet av autorisert personell på annonsert tidspunkt (evt. som anbudsmøte). Mottatte anbud registreres deretter. Nødvendige arbeidskopier tas etter registrering. Sakene er unntatt off., § 23.3

Se egne rutiner.

Arkiv

Garantier. Kopi av dokumentet stemples og registreres på saksbehandler med melding om oppfølging/tilbakesending etter utlløp.
Kopi til kommunekassen og aktuelle saksmappe.
Originaldokument oppbevares på kommunekassen.
Garantien er unntatt off. § 23.2

Se egne rutiner.

Personal/Arkiv

Stillingssøknader. Søknadene er unntatt off. § 25. Søknadene mottas hos personal i rekrutteringssystem. Kommunen ønsker å motta søknadene elektronisk.
Søknaden med CV til den som blir ansatt blir registrert og lagt i saksarkivsystemet.
Jfr. rutiner for ansettelser.

Pr. 1/1-16 blir ansettelser behandlet via Visma Enterprise.

Dokumentflyt (Tilbake)

Arkiv

Saksmapper.
Det er åpnet for saksbehandlere å opprette saksmapper.
R=Reservert.
Arkivet kvalitetssikrer og setter mappen til B=under behandling.

Dokumenter
Dokumentene registreres i sakarkivsystemet med:

• Avsender/mottaker
• Dokumentinnhold
• Brevets dato
• Saksbehandler
• Evt. tilgangsbegrensning
• Evt. hjemmel for unntatt offentlighet
• Arkivkode/mappenummer
• Dokumentstatus settes til J = journalført.

Utfylling av stempel

Påfører dokumentene

• journaldato
• arkivkode
• saks- og dokumentnummer
• løpenummer
• saksbehandler
• evt. hjemmel for unntatt offentlighet i stempelrubrikkene.

Rundskriv som er nødvendige vedlegg i en sak stemples og registreres på vanlig måte.

Gjennopptatt sak: Dersom dokumentene tilhører en sak som er avsluttet i inneværende periode endres sakens status fra A til B (= under behandling) .

Arkiv

Posten fordeles kun digitalt til respektive saksbehandlere.

Aviser, tidsskrifter, brosjyrer, etc. som ikke er adressert til person, legges i Kantinen.

Utarbeider postliste for inngående og utgående post. Offentlig postliste for inngående og utgående post kan søkes opp elektronisk. Postlistene legges ut på kommunens hjemmeside. (3 døgns forsinkelse)

SAKSBEHANDLING/UTGÅENDE KORRESPONDANSE (Tilbake)

Saksbehandler

Kontrollerer at riktig saksbehandler, arkivkode og evt. gradering og unntatt offentlighet er registrert i sakarkivsystemet. Eventuelle endringer meldes arkivet som retter i systemet.

Saksoverføring: Dersom saker/journalpost skal overføres til annen saksbehandler, gjør saksbehandler det selv.

Saksbehandler er ansvarlig for å skjerme dokument med sensitive opplysninger.

Avskriver registrerte dokument som ikke krever skriftlig svar med TE = til etterretning eller TLF= besvart pr. telefon, noter ev. svar og dato.

Ansvar for å sende ut foreløpig svarbrev, med opplysninger om behandlingstid, saksgang m.m., eller endelig svarbrev.

Leverer dokument som skal underskrives av andre til underskriver.

Avslutting av saker (Tilbake)

Arkiv

Avskriving: Alle inngående brev skal avskrives med opplysninger om når og hvordan behandlingen har skjedd.

Alle journalposter settes til status A. Alle dokumenter må være arkivformat.

Saker avsluttes ved at sakens status settes til A.

Det er saksbehandlers ansvar å sende svarbrev. Dersom det oppdages ved avslutning at dette ikke er gjort, kan det sendes en påminnelse om dette.

JOURNALUTSKRIFTER OG RESTANSELISTER (Tilbake)

Arkiv

Offentlig Postliste/journal legges ut på nettet etter faste rutiner. Finnes kun elektronisk.

Leder/Saksbehandler/Arkiv

Restanselister lages til ledergruppen eller sendes til aktuelle saksbehandlere. Saksbehandlerne kan enkelt får oversikt over egne restanser i sakarkivsystemet.