Generelt om elevmapper

Elevmapper er en samling med mapper på den enkelte elev ved skolen. Denne dokumentasjonen er særdeles viktig for å kunne ta vare på den enkelte elev sine rettigheter, hvilke tiltak som er gjennomført og i ettertid kunne gi innsyn, og etterprøve de vedtak som er gjort.

Opprettelse av elevmapper

Det opprettes mappe på den enkelte elev (etter behov) både fysisk og elektronisk.

Den fysiske mappen oppbevares på den enkelte skolen og merkes med etternavn, fornavn og fødselsdato.

Den elektroniske mappen (saken i WebSak) registres med "Elevmappe" i linje 1 og etternavn, fornavn og fødselsdato på linje 2. Saken graderes med "E3" (ofl. § 13 jf. fvl. § 13). KLASSERING/SAKSBEHANDLER/TILGANG

Dokumentasjon i elevmappen

• Korrespondanse om utsatt/fremskyndet skolestart, overgang fra barnehage til skole og flytting til ny skole.
• Dokumenter (til/fra f.eks. PPT-kontor) om spesialundervisning/individuell opplæring (f.eks. sakkyndig vurdering, halvårsrapport, evaluering, enkeltvedtak, kartlegging, referater, klage o.l.).
• Søknader om hjelpemidler og tilrettellegging.
• Henvisninger til og utredninger fra spesialister.
• Testresultater.
• Notater vedrørende eleven, dersom disse har betydning for elevens skolegang.
• Dokumenter om fravær, orden og oppførsel.
• Bekymringsmelding m.m. til barnevernet.
• Søknad om frittak - enkeltfag og skoleundervisning.
• Klage på karakter.
• Skademeldinger.
• Legeerklæring.
• Permisjonssøknader og svarbrev
• Dokumenter om særskilt norskundervisning
• Dokumenter om mobbing (elevens psykososiale miljø)

Overføring av elevmapper

Elevmapper skal ikke sendes ut av kommunen eller til private skoler. Dersom det er behov for at dokumentasjon blir overført til ny kommune, skal det kun sendes kopier.

Dokumenter i saksarkivet

• Innkallinger og referat FAU, SU og elevråd
• Årsmeldinger og planer
• Dokumenter om fag- og timefordeling, klassedeling, timeplaner, klasselister
• Generell informasjon til hjemmet som ikke gjelder enkeltelever
• Anmeldte forhold
• Avviksmeldinger (eventuelt kopi til elev- eller personalmappe)
• Klager (f.eks. om det fysisike miljøet)
• Informasjon til foreldre om skolestart i 1. klasse
• Bruk av skolens ressurser/lokaler til private formål
• Dokumenter om leirskole
• Generelle tiltak mot mobbing
• Søknader om innsyn
• Korrespondanse om SFO-plass
• Skoleskyss
• Dokumenter om skoletid, -ferie og fridager (skoleruter)
• Alternativ opplæring
• Yrkespraksis/arbeidsuke
• Informasjon om klagerett på karakterer
• Refusjonskrav til/fra kommunen
• Ressurskartlegging av spesialundervisning

Andre arkivserier

• Møtebøker
• Karakterprotokoller
• Dagbøker

Innsyn

Krav om innsyn i en elevmappe skal behandles etter reglene om partsinnsyn i forvaltningsloven §§ 18-20, og etter personopplysningsloven § 18. Eleven har som hovedregel rett til innsyn i sin elevmappe, dette gjelder også for foresatte. Ved vurdering av innsyn bør skolen motta skriftlig henvendelse fra elev/foresatte/fullmektig. Innsyn bør skje under oppsyn, evnetuelt bør man benytte kopier.

Bevaring og kassasjon

Møtebøker, karakterprotokoller, dagbøker og elevmapper skal bevares. For øvrig vises det til gjeldende kassasjonsbestemmelser for kommunal sektor.

Bortsetting

Møtebøker bindes inn, karakterprotokoller og dagbøker kan legges kronoligsk i arkivboks.

Elevmappene avsluttes og legges alfabetisk i arkivbokser. Arkivboksene merkes med kommunenavn, skolens navn, elevmapper fra/til, tidsrom og boksnummer.

Det føres liste over samtlige arkivstykker og materialet overføres til kommunens bortsettingsarkiv etter avtale med arkivleder. Overføringen skal dokumenteres i WebSak.