Statlige, kommunale og fylkeskommunale virksomheter tar nå i bruk digitale postkasser.
Dette innebærer at kommunen vil motta flere dokumenter elektronisk gjennom AltInn

Melding om slike dokumenter blir gitt på e-post og/eller SMS.
Brev sendt til kommunen via digitale postkasser er svært ofte arkivverdige og må behandles som annen arkivverdig post og registreres i kommunens sak/arkivsystem.
En rekke brukere har fått tilgang til å åpne digital post.

En skal da være klar over at dersom en åpner og leser brevet innen 48 timer etter at en har fått det i den digitale postkassen vil det ikke bli sendt på papir.
Brev som ikke blir åpnet innen 48 timer, vil automatisk bli skrevet ut hos avsender og sendt mottaker pr. post.

Dersom andre enn arkivet åpner post mottatt i Altinn innen 48 timer, har vedkommende det fulle ansvar for at dokumentet blir registrert på rett måte.

Rutiner for registrering fra Altinn:

• Logg inn i Altinn
• Arkivet oppretter egen mappe på skrivebordet der dokumentene lagres og overføres til WebSak
• Alle åpnede/leste dokumenter må arkiveres i Altinn, slik at de forsvinner fra fanen
  «Dokumenter til behandling».
• Dokumenter som overføres lønnssystemet eller andre fagsystemer må også arkiveres fortløpende.

Dokumenter som er åpnet kan sendes direkte som e-post til postmottak for registrering dersom dokumentet ikke er unntatt off.
(for unntatte dok. se egne rutine under)

• Stå i dokumentet
• Velg send fil – Standard e-post
• Ta kopi av overskrift i brevet og lim inn i emnefeltet på e-posten
• E-posten sendes postmottak for registrering.

Registrering i WebSak:

• Søk opp aktuelle saksmappe.
• Dokumentene registreres iflg. vanlige rutiner i WebSak.
• Påse at en får rett avsender og tittel.
• Tittel som har store bokstaver må redigeres til små bokstaver.
• Legg inn rett saksbehandler, kopimottaker, ev. u.off.

Overføring av unntatte dokumenter til WebSak:

• E-post fra Altinn, mottatt i postmottak blir importert i rett arkivsak i WebSak (for å ha en journalpost å knytte dokumentet til).
  Logg inn i Altinn, finn aktuelt dokument og stå på linjen.
• Trykk Lagre og Åpne, så blir dokumentet automatisk lagret i Nedlastinger. 
   Dersom dokumentet har vedlegg vises samme linje flere ganger. Trykk Lagre og Åpne på alle.
  Svar nei til å lage Zip-fil.
• I WebSak kan så filen/filene importeres i journalposten som ble opprettet først.     
• Trykk på Dok:, trykk Importer og søk opp aktuell fil i Nedlastinger og endre dette til hoveddokument.
• Importer også vedleggene. Endre navn på e-postfil til E-post, og skriv rette titler på vedlegg.
• Skriv også inn rett avsender i journalposten.
• Husk å slette etterpå i Nedlastinger og i postmottak.

Dersom saksbehandler oppdager feilregistreringer må dette rettes eller tilbakemeldes til arkivet via postmottak.