CosDoc ble tatt i bruk på etaten 2006
Dokumenter mottatt fram til 01.01.16 ble skannet, samt at papirversjon ble lagt i pasientens papirjournal.
Dette da CosDoc ikke var godkjent som fullelektronisk fagsystem.

I ettertid viser det seg at en del papirdokumenter i perioden fra 19.05.2006 – 31.12.2010 er destruert.

Rutiner:
EPJ – Elektronisk pasientjournal.
Fra og med 01.01.16 gikk omsorgsetaten over til fullelektronisk arkivering med myk overgang. Det vil si at vi avsluttet

pasientjournalene pr 31.12.15 for så og opprette nye pr. 01.01.16.
Skille mellom saksbehandling og pasientjournal:

består av søknad, adm. vedtak og brev ut, samt eventuelle andre opplysninger vedr søknaden. Dette blir oppbevart i pasientens papirjournal.

består av e-meldinger og andre dokumenter som gjelder pasientens helse. Dokumentasjon av helsehjelpen til pasienten. Dette blir kun oppbevart elektronisk.
Alle pasientopplysninger bevares elektronisk.
Det betyr at det

blir lagt dokumenter fra pasientjournalen i papirjournal. Dokumentene som mottas blir skannet inn i pasientjournalen. Innskannede dokumenter blir oppbevart i låsbart skap ca. 6 mnd før dokumentene makuleres.
De fleste dokumentene kommer elektronisk via e-melding fra samarbeidspartnere som leger og sykehus, og legger seg automatisk inn i sykepleiejournalen med distriktsleder som saksansvarlig.
Ansvar:
Det er merkantilt personal ansatt i omsorgsetaten som er arkivansvarlig for registrering og skanning i CosDoc.
Systemansvarlig er fagutvikler Anita Stene.
Oppretting av hovedkort:
Første kontakt med en pasient kan være via en e-melding. Denne er det merkantil personal på omsorgskontoret som får via CosDoc. Da blir hovedkort på pasient opprettet via e-meldingen. Alle opplysninger om adresse, personnummer, telefon, pårørende og fastlege blir da lagt inn. Dersom en slik e-melding kommer utenom arbeidstid (7.30 – 15.00) og helg blir meldingen liggende til nærmeste arbeidsdag.
En kan opprette hovedkort manuelt (som vi gjorde før e-meldingene). Da er det den første som kommer i kontakt med ny bruker som oppretter hovedkortet.
Arkivansvarlig kontrollerer hovedkort og legger inn manglende opplysninger når beskjed om ny pasient blir gitt.
Mottak av post:
All pasientpost som mottas i sonene/enhetene skal sendes til arkivansvarlig, (merkantil personal i omsorgsetaten) for registrering og skanning.
 
Elektronisk post (e-meldinger) blir automatisk registrert i pasientjournalen i CosDoc. (Annen elektronisk post mottar vi ikke. CosDoc ligger i sikker sone og vi har derfor ikke mulighet til å gå via nettet for å hente e-post inni vårt fagsystem)
NB: Sensitive personopplysninger skal ikke sendes som e-post i Out-Look. (Kan ikke gjøre dette fra CosDoc.)
Dersom saksbehandler mottar pasientpost personlig er det saksbehandlers ansvar at denne blir levert umiddelbart til arkivet for registrering.
Telefaks. Alle som mottar arkivverdig telefaks er ansvarlig for å bringe denne til arkivet for registrering.
Personlig adressert post leveres uåpnet direkte til rette vedkommende. Viser det seg å være sakspost, skal denne sendes til arkivansvarlig, (merkantil personal i omsorgsetaten) for registrering og skanning.
Åpning og sortering:
All mottatt post åpnes.
Ansvarlig registrerer og skanner arkivverdig post i CosDoc.
Postregistrering:
Arkivansvarlig stempler alle dokumenter, som skal registreres, med godkjent rødt stempel som inneholder følgende opplysninger:
Kommunenavn, avdeling, dato, saksnummer, løpenummer, brukerID, gradering, dok.nr, saksbehandler og kopimottaker.
I CosDoc:

1. Søk opp bruker i hovedkortet.
2. Gå til fanen "Sak".
3. Opprett ny arkivsak eller bruk en allerede opprettet sak.
4. Det opprettes alltid ny arkivsak ved søknad om tjenester. Ved forlengelse av tjenester, brukes samme arkivsak som hovedsøknaden.
5. Andre dokumenter som f.eks. epikriser, diverse rapporter m.m. registreres i arkivsak sykepleiejournalen for hver bruker.

6. Registrer dokumentet med alle opplysninger.

   Fyll inn manglende opplysninger fra registreringsbilde i CosDoc til stempelet (løpenr, dok.nr. m.m) før dokumentet skannes.

Først når alle stempelopplysninger er utfylt kan dokumentet skannes.
Skanning må gjøres for et og et dokument. Hvert skanna dokument må knyttes til en registrering (løpenr.)

Saksbehandling:

Når det gjelder saksbehandling blir søknad med vedlegg skannet. Det opprettes en saksbehandling for å gjøre administrative vedtak. Adm.vedtak skrives ut i tillegg til brev ut - «Melding om vedtak».

Når saksbehandlingen er ferdig og adm.vedtak og melding om vedtak (vedtaksbrev til søker) er underskrevet, tas det kopi av adm.vedtak og melding om vedtak. Dette oppbevares i pasientens papirjournal, sammen med søknad og eventuelle vedlegg til saken. Underskrevet brev sendes til søker og underskrevet adm.vedtak settes i protokoll (perm) for adm.vedtak gjeldende år.

Andre eksempler på saksbehandling er møtebehandling, klager, tilsyn og innsyn.

Vedtak/administrativ protokoll:

Originalen med underskrift settes i perm – Adm.vedtak – delegasjon omsorg/inntaksteam/psykiatri.
Det tas ut en oversikt over administrative vedtak 2. ganger pr. år.
Denne settes i samme perm. Protokollen oppbevares på avdelingen før overføring.
Fullstendig vedtaksprotokoll overføres deretter Sentralarkivets bortsettingsarkiv og katalogiseres.
Journalposten journalføres (status endres fra "F" til "J").
Arkivering i forhold til saksbehandling:
Alle søknader og dokumenter vedr. pasient som tilhører søknad, skal skannes inn i arkivsak. Ved elektronisk post (e-melding) som gjelder saksbehandling tas utskrift. Saksbehandling utføres i CosDoc arkivsak.
Alle sakspapirer (søknad, andre saksdokumenter, adm.vedtak og brev ut) skal arkiveres i papirformat i lokalt arkiv, også kalt papirjournal.
Signeringslister for gitt medisin og permisjonsmedisin arkiveres lokalt på avdelingen, jfr. legemiddelhåndteringsrutinene. Oppbevares i 3 år for så å makuleres.

Utgående post:
Utgående brev: Originalen sendes til mottaker.
Saksbehandler journalfører utgående brev og endrer status fra F til J.
Avslutte sak:
Når søknaden er ferdig behandlet avsluttes arkivsaken. Saken kan åpnes igjen ved revurdering av tjenesten
Registrerings- og behandlingsrutiner for klagesaker:
Dersom klagen gjelder en enkelt person skal alt registreres i CosDoc. Gjelder klagen flere personer eller at det klages på for eksempel kommunens rutiner skal denne registreres og behandles i WebSak.
Datatilsynet har gitt ut en veileder. Denne gjelder for offentlig og private virksomheter som behandler store mengder personopplysninger, men kan også være nyttig for virksomheter som tilbyr tjenester som innebærer behandling av personopplysninger og sensitive personopplysninger.
Kravene til informasjonssikkerhet er gitt i personopplysningsloven §13 og i kapitel 2 i personopplysningsforskriften.
Oppfølging av restanser:
Saksbehandler er ansvarlig for egne restanser.

Postjournal:
Intern postjournal tas ut en gang i mnd. og settes i perm (U.off). Journalen for i og u brev settes i arkivbokser merket med «Postjournal pr.…..».
Boksene overføres sentralarkivets bortsettingsarkiv og katalogiseres.
Dødsfall – Mors:
Den enkelte avdeling/enhet skal registrere dato for dødsfallet på hovedkortet.

Dødsmelding leveres omsorgskontoret til skanning.
Journalene avsluttes når sluttnotatet er gjort. Journalene kan kun avsluttes når alle registreringer er godkjente.
Alle tjenester må avsluttes før pasient/bruker kan settes passiv.
Papirjournalen tas ut av arkiv, påføres dødsdato og overføres til morsarkiv.
Boksene oppbevares på etatens arkiv i 5 år før de overføres til bortsettingsarkiv hos IKA. Sentralarkivet har ansvar for oversendelse av boksene til IKA etter 10 år.

Kopi av dødsmeldinger levert helsestasjonen må videresendes til sjukeheimen.
Utlån fra papirbasert arkiv:
Utlån fra papirbasert arkiv skjer bare dersom låneren kan sitte ved omsorgskontoret og lese dokumentene.
Arkivmapper:

Ved en eventuell overgang til godkjent fullelektronisk CosDoc må det IKKE settes skarpt skille i arkivet med hensyn til pasientsikkerheten.
Det opprettes kun nye ”papirmapper” på pasienter som søker om tjenester fra omsorgsetaten.
Etter 01.01.2016 legges ingen nye pasientjournal-dokumenter i papirjournalene, men oppbevares i låst arkivskap inntil 6 måneder før de makuleres. Legges i omslag for hver mnd., slik at en lett har oversikt over hva som skal makuleres.
Rensing av mapper – Arkivlegging:
Mappene må renses for binders, kladdenotater og annet arkiv-uverdig materiale.

Overflødige kopier fjernes.
Overføring bortsettingsarkiv/fjernarkiv:
Pasientmappene settes i bokser som er merket med etat/avdeling, årstall og innhold.
Det lages en liste med oversikt over overføringer.
Boksene sammen med listen leveres Sentralarkiv for arkivering.
Listen kvitteres for ved innlevering.
Sentralarkivet har ansvar for videre merking og katalogisering.
Mappene overføres Fjernarkiv IKA etter 10 år.
Se egner rutiner for nødprosedyre ved driftsstans.
Nødprosedyrer: j.post 16/9613, sak 09/743
Skjema nødprosedyrer: j.post 11/7825 sak 11/500